Privacyverklaring

1. Doel van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle cliënten, contactpersonen en vertegenwoordigers van cliënten die zorg ontvangen via een PGB.

Hierin leggen wij uit:

Welke persoonsgegevens wij verwerken
Voor welke doeleinden wij deze gebruiken
Op welke rechtsgrondslag dit gebeurt
Hoe uw gegevens worden beveiligd
Welke rechten u heeft

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Voor PGB-zorg verwerken wij uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de zorgovereenkomst en de PGB-administratie:

Identificatiegegevens: naam, adres, geboortedatum, BSN, contactgegevens
Zorggegevens: medische gegevens, zorgindicatie, zorgplan, behandelingsinformatie, medicatie
Financiële gegevens: PGB-administratie, facturen, betalingen, declaraties
Contactpersonen en wettelijk vertegenwoordigers
Communicatiegegevens: e-mail, telefoon, schriftelijke correspondentie

Bij verwerking van bijzondere persoonsgegevens (medische gegevens) volgen wij strikte beveiligingsnormen conform WGBO en AVG.

3. Doeleinden van verwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

Zorgverlening: uitvoering van de zorgovereenkomst en opstellen/bijhouden van het zorgplan
PGB-administratie en verantwoording: het correct bijhouden van uren, declaraties en communicatie met de Sociale Verzekeringsbank
Communicatie: afspraken, informatievoorziening en begeleiding van cliënt en vertegenwoordiger
Kwaliteitsbewaking: evaluaties, interne audits en naleving van Wkkgz
Wettelijke verplichtingen: rapportage, registratie en verantwoordingsplicht aan SVB, gemeente of zorgverzekeraar

4. Rechtsgrondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van de zorgovereenkomst (WGBO, AVG artikel 6 lid 1b)
Wettelijke verplichting (AVG artikel 6 lid 1c, PGB-verantwoordingsplicht)
Gerechtvaardigd belang: goede zorgverlening, kwaliteit en veiligheid
Toestemming: voor verwerkingen die expliciet toestemming vereisen, zoals foto’s voor documentatie of marketing

Medische gegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens en worden verwerkt volgens WGBO en AVG artikel 9, uitsluitend met toestemming of op wettelijke grondslag.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens zolang als nodig voor PGB-zorg en wettelijke verplichtingen:

Zorgdossiers: minimaal 20 jaar (WGBO)
Financiële administratie en PGB-gegevens: conform SVB-regels, minimaal 7 jaar
Communicatie en correspondentie: maximaal 5 jaar, tenzij wettelijk anders vereist

6. Delen van persoonsgegevens

Uw gegevens worden alleen gedeeld als dit noodzakelijk is voor zorgverlening of wettelijke verplichtingen:

Huisarts, medisch specialisten en andere zorgverleners
De Sociale Verzekeringsbank voor PGB-verantwoording
Gemeenten (Wmo) en zorgverzekeraars
Verwerkers met een verwerkersovereenkomst (bijv. software voor urenregistratie en declaratie)

7. Beveiliging

Vayen Care neemt passende technische en organisatorische maatregelen:

Toegang tot persoonsgegevens alleen voor bevoegde medewerkers
Versleutelde digitale dossiers en communicatie waar mogelijk
Regelmatige evaluatie van beveiligingsmaatregelen

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
Onjuiste gegevens te laten corrigeren
Verwijdering van gegevens te verzoeken (voor zover wettelijk toegestaan)
Verwerking te beperken
Bezwaar te maken tegen verwerking
Gegevens over te dragen (data portability)
Toestemming voor specifieke verwerkingen in te trekken

Verzoeken kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend via Vayen Care.

9. Klachten

Bij vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Vayen Care.

Indien u niet tevreden bent over de afhandeling, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.